КЭДО — кадровый электронный документооборот
Электронные кадровые документы — создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания их аналогов в бумажном виде.
На основании Закона от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ внесены дополнения в ТК — новые статьи 22.1-22.3, в которых раскрывается сущность и порядок внедрения и ведения электронного документооборота в области труда.
В частности, законодательством разрешено оформление таких документов в электронном формате без дублирования на бумаге:
- трудовой договор, в т.ч. срочный;
- ученический договор;
- договор о полной материальной ответственности;
- приказ на отпуск;
- распоряжение об отправке в командировку и др.
Исключение — 4 документа:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.
Для руководства компании
- Сокращение затрат на кадровый процесс.
- Быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников.
- Сокращение вероятности штрафов и репутационных рисков.
Для кадровой службы
- Снижение трудозатрат и высвобождение времени.
- Возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, SAP, БОСС-Кадровик и любой другой.
- Онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками.
- Быстрая передача данных в бухгалтерию для расчетов.
- Надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.
Для сотрудников
- Подписание документов с компьютера или смартфона.
- Получение и отправка в удобное время без посещения отдела кадров.
- Оперативный поиск документов — договор или инструкцию легко найти в телефоне.
