Изменения в законе затронут все организации, которые применяют электронные подписи. В статье описываем, как будут получать КЭП руководители и сотрудники, для чего нужна электронная доверенность и как Диадок готовится к вступлению в силу новых правил работы с КЭП. Узнать больше об изменениях и задать вопросы экспертам вы сможете на вебинаре 10 ноября, ссылка на регистрацию — в статье.
3 ноября 2021
Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ внес поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Некоторые положения уже действуют, другие будут реализованы после принятия ряда нормативных актов. Часть поправок вступит в силу с 1 января 2022 года.
Сертификаты электронных подписей: что меняется для пользователей
КЭП руководителя
С 1 июля 2021 года руководитель компании или ИП может бесплатно получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) в отделении ФНС России или у доверенного лица налоговой. С 1 января 2022 года в остальных аккредитованных УЦ получить подпись руководителя будет невозможно. Сейчас действуют всего два доверенных УЦ ФНС России, список на сайте налоговой. Директора кредитных и финансовых организаций могут получить сертификат подписи только в УЦ Банка России, руководители госорганов — в УЦ Федерального казначейства.
Для получения сертификата необходимо лично посетить отделение ФНС или доверенный аккредитованный УЦ. При первичном обращении нельзя перепоручить это кому-то, даже по нотариальной доверенности. При повторном получении подписи можно удостоверять личность действующей электронной подписью или биометрическими данными, приказ ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.
КЭП руководителя будет выдаваться в одном экземпляре и только на физическом носителе — токене. Это означает для пользователей в компании:
- Нельзя будет скопировать КЭП в реестр на компьютер. Токен должен быть установлен на тот ПК, с которого директор подписывает документы.
- Автоматическое подписание таким сертификатом усложняется, особенно если в компании используется несколько серверов, так как токен может быть установлен только на одной машине.
КЭП физического лица
Такие сертификаты будут получать все остальные сотрудники организации, которым необходимо подписывать документы. В отличие от сертификата руководителя, в КЭП физлица не будет реквизитов организации, а только сведения о самом сотруднике: Ф. И. О., адрес регистрации, ИНН и т. д.
Для получения такого сертификата можно будет обращаться в любой аккредитованный УЦ. При этом использовать электронную подпись физлица смогут и в личных целях. Для права подписи от имени организации обязательным станет использование электронной доверенности.
Сейчас работники используют сертификаты юридических лиц, в которых есть сведения как об организации, так и о самом сотруднике. В чем отличия от текущей схемы:
- Потребуется выпустить новый сертификат физического лица.
- На сотрудника должна быть выпущена машиночитаемая доверенность (МЧД).
- МЧД подписывается руководителем организации или ИП.
- При подписании документов, помимо сертификата, нужно указать сведения о МЧД или приложить файл доверенности — нормативная база еще на утверждении.
Какие сертификаты КЭП можно использовать в 2022 году
Что делать, если срок действия сертификата еще не закончился? На вопрос пользователей, нужно ли получать новую электронную подпись, в Минцифры дали разъяснение, письмо № ОП-П15-085-33604. Срок действия сертификатов, выданных до 1 января 2022 года, не прерывается, то есть ими можно пользоваться до конца срока действия без перевыпуска. Это относится ко всем сертификатам, выданным аккредитованными УЦ.
Сроки действия КЭП зависят от того, прошел ли УЦ, выдавший сертификат, аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. Для начала уточните эту информацию и найдите свой вариант в таблицах ниже.
Удостоверяющий центр переаккредитован по новым правилам:
| Когда выпущен сертификат КЭП | Возможно ли применение КЭП |
|---|---|
| После 01.07.2021, но до переаккредитации | Подпись недействительна |
| До 01.07.2021 | Подпись применима до истечения срока действия сертификата, в том числе в 2022 году |
| После аккредитации |
Удостоверяющий центр не прошел аккредитацию:
| Когда выпущен сертификат КЭП | Возможно ли применение КЭП |
|---|---|
| До 01.07.2021 | Подпись применима до истечения срока действия сертификата, но не позднее 31.12.2021 |
Когда МЧД станет обязательной
Машиночитаемая доверенность должна создаваться в формате XML и подписываться УКЭП юрлица или ИП. Ее применение регулируется приказами Минцифры России:
- от 18.08.2021 № 856 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»;
- от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи»;
- от 18.08.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях».
Приказы вступают в силу 1 марта 2022 года. Однако по закону 476-ФЗ обязательность использования МЧД должна наступить с 1 января 2022 года. Эксперты ожидают, что до 1 января будут приняты изменения, которые утвердят сдвиг сроков.
Кроме того, в октябре 2021 года в Правительстве России прошло четвертое совещание межведомственной рабочей группы по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности. На нем было озвучено, что в ближайшее время утвердят постановления Правительства и будет сформирована вся необходимая нормативная правовая база для применения МЧД.
На что обратить внимание пользователям ЭДО
Необходимо учитывать, что переход на МЧД может внести существенные изменения в процесс подготовки документов и сроки подписания. Мы рекомендуем заранее перестроить процессы в компании:
- Наладить подписание документов непосредственно сертификатами бухгалтера, тендерного специалиста и других уполномоченных лиц.
- Закрепить изменение подписантов в локальных нормативных актах организации, если это потребуется для ведения документооборота.
- Организациям с большим количеством сотрудников важно спланировать бюджет под возможное изменение числа сертификатов сотрудников.
- Продумать формат оплаты сертификатов сотрудников, поскольку владельцами будут именно физлица.
- Проанализировать, понадобятся ли изменения в решении ЭДО, и доработать учетные системы до вступления изменений в силу.
Если вам необходимо перевыпустить сертификат юрлица, то сделать это нужно в аккредитованном УЦ до конца 2021 года. Такой сертификат КЭП можно будет использовать до конца срока действия. Перечень УЦ, аккредитованных по новым правилам, указан на сайте Минцифры.
Какие изменения готовит Диадок
Нововведения повлияют на работу с использованием сертификатов физических лиц. В частности, в процесс подписания добавится возможность указать машиночитаемую доверенность.
Сейчас мы детально прорабатываем пользовательские сценарии на основании интервью с клиентами, проведенных командой Диадока. По итогам исследования в ближайшее время зафиксируем общую концепцию решения, которая будет использоваться в веб-версии Диадока и интеграционных решениях.
